Se i vertici aziendali si sono finalmente convinti che non è possibile ignorare i social media, si avvicina il momento di stilare i documenti aziendali che indicano le regole che la dirigenza dell’azienda (pubblica o privata) fornisce a coloro che sono coinvolti nella gestione dei social media aziendali e a tutti i dipendenti abilitati all’utilizzo dei social network, sia all’interno delle strutture aziendali sia durante la propria vita privata, in caso ricoprano ruoli riconducibili alla struttura stessa.

La redazione dei documenti di Social Media Policy prevede anzitutto il concetto del work in progress: questo perché sia l’azienda che coloro cui è demandato il compito di gestione in nome e per conto della società iniziano un viaggio in un mondo conosciuto parzialmente o per niente. Quindi , quando la decisione di esserci è presa, prima ancora di aprire qualsiasi account è importante sapere in quali acque ci addentriamo. Per questo è indispensabile rivolgersi a società specializzate nell’analisi dei contesti dei singoli social al fine di conoscere il nostro punto di partenza: ne discende che dovremo dire loro a quali social network siamo interessati , ognuno avendo propri linguaggi e regole.

Nel giro di poco tempo avremo un quadro “di partenza” su come è posizionata l’azienda per il singolo social. A questo punto il gruppo di lavoro cui sarà demandata la stesura dei Social Media Policy (sicuramente presenti i responsabili dell’ufficio legale, della comunicazione e delle risorse umane) possono iniziare focus mirati per rispondere alle domande base, le cui risposte diventeranno quel decalogo di comportamento che poi sarà affinato diventando la bozza del primo documento ufficiale di Social Policy.

–          Vogliamo parlare con tutti e vogliamo farlo nella massima trasparenza?

–          Quali sono i social network in cui vogliamo sia presente l’azienda?

–          E’ più vantaggioso utilizzare i più famosi (Facebook e Twitter) o tutti i più conosciuti?

–          Chi si occuperà di monitorare e gestire l’interazione e quindi pubblicare in nome e per conto dell’azienda?

–          Quali sono le informazioni aziendali che i dipendenti possono condividere sui loro account personali?

–          Come comportarsi in caso di critiche o attacchi ?( sia che si tratti di chi è demandato a gestire l’account ufficiale , sia di personale incoraggiato ad utilizzare i social).

Le risposte a queste prime domande sono indicative e permettono di iniziare a stilare quella sorta di decalogo che ci porterà a individuare in dettaglio la pianificazione strategica (quale pubblico, quali obiettivi, in quale contesto, attraverso quali canali social, con quale budget ) e quella operativa ( chi concretamente trasforma in azioni quello che si è deciso), la cui sommatoria ci darà lo scheletro delle Social Media Policy, interne ed esterne.