Chatbot, contenuti generati, responsabilità editoriale e formazione: una guida operativa per le Pubbliche amministrazioni

Il 2 agosto 2026 è stato presentato a lungo come il giorno della piena applicazione dell’AI Act, il regolamento europeo sull’intelligenza artificiale entrato in vigore il 1° agosto 2024.

Il quadro è più articolato. L’Unione europea ha rinviato al 2 dicembre 2027 alcune disposizioni sui sistemi ad alto rischio autonomi e al 2 agosto 2028 quelle relative ai sistemi incorporati in prodotti regolamentati. Non è stato rinviato, invece, l’articolo 50: la parte del regolamento che riguarda la trasparenza dei chatbot, degli assistenti virtuali e di determinati contenuti generati o manipolati con l’intelligenza artificiale. (Strategia Digitale Europea)

È proprio questa la parte che interessa più da vicino chi lavora nella comunicazione pubblica e istituzionale.

Non significa che da oggi ogni post, immagine o comunicato realizzato con il supporto dell’AI debba essere accompagnato da un’etichetta. Significa, piuttosto, che le persone devono poter comprendere quando stanno interagendo con una macchina o quando un contenuto artificiale potrebbe essere scambiato per autentico.

La questione, quindi, non è soltanto normativa. Riguarda la qualità della relazione tra istituzioni e cittadinanza.

In sintesi: cosa devono sapere le PA

Cinque indicazioni possono orientare subito il lavoro degli uffici:

• non bisogna dichiarare ogni utilizzo dell’intelligenza artificiale;
• un chatbot deve informare chiaramente le persone che stanno interagendo con un sistema di AI;
• immagini, audio e video sintetici che possono sembrare autentici devono essere riconoscibili;
• i testi di interesse pubblico generati dall’AI richiedono trasparenza, salvo che siano stati sottoposti a un effettivo controllo editoriale umano;
• ogni amministrazione deve sapere quali strumenti utilizza, chi controlla gli output e chi assume la responsabilità di ciò che viene pubblicato.

Sono principi apparentemente semplici, ma richiedono interventi organizzativi concreti.

Un chatbot istituzionale deve dichiarare di essere artificiale?

Sì, salvo che la natura del sistema sia già evidente dal contesto.

Quando una persona utilizza un chatbot, un assistente vocale o un servizio conversazionale basato sull’intelligenza artificiale, deve essere informata fin dall’inizio dell’interazione. L’avviso deve essere chiaro, visibile e accessibile: non può essere nascosto nelle condizioni d’uso o in una pagina secondaria del sito. (AI Act Service Desk)

Può essere sufficiente una formula semplice:

“Stai interagendo con un assistente virtuale basato sull’intelligenza artificiale.”

Per un servizio pubblico, tuttavia, la trasparenza non dovrebbe fermarsi a questa frase. Sarebbe opportuno indicare anche:

• quali informazioni può fornire il sistema;
• quali sono i suoi limiti;
• come segnalare una risposta inesatta;
• quando e come chiedere l’intervento di una persona.

Un chatbot che comunica una scadenza sbagliata o fornisce un’informazione inesatta su un diritto non diventa affidabile soltanto perché si è presentato correttamente come sistema artificiale.

La qualità del servizio resta responsabilità dell’amministrazione.

Le immagini generate con l’AI devono essere sempre etichettate?

Non necessariamente.

Un’amministrazione può utilizzare un’immagine generata per rappresentare un concetto astratto, accompagnare una campagna o rendere più accessibile un contenuto. L’obbligo diventa particolarmente rilevante quando immagini, audio o video artificiali rappresentano come reali persone, luoghi o avvenimenti che non lo sono.

È il caso, per esempio, di:

• una voce clonata di una figura istituzionale;
• un avatar realistico che comunica un provvedimento;
• la fotografia artificiale di un’emergenza mai avvenuta;
• la simulazione di un evento presentata come documentazione reale;
• un video nel quale una persona sembra pronunciare parole mai dette.

Chi diffonde un deepfake deve rendere percepibile che il contenuto è stato generato o manipolato artificialmente. Parallelamente, i fornitori dei sistemi generativi devono adottare marcature tecniche che consentano di riconoscere gli output sintetici. (Strategia Digitale Europea)

I metadati, però, non sono sufficienti per informare il pubblico. Quando il rischio di confusione è concreto, serve anche un’indicazione visibile e comprensibile.

Il principio da seguire è semplice: più un contenuto artificiale appare realistico, maggiore deve essere la trasparenza sulla sua origine.

Un comunicato scritto con ChatGPT deve essere dichiarato?

Nella maggior parte dei casi, no. Ma dipende dal processo seguito.

L’articolo 50 riguarda anche i testi generati o manipolati dall’intelligenza artificiale e pubblicati per informare il pubblico su questioni di interesse generale. Possono rientrare in questo ambito comunicati stampa, articoli istituzionali, contenuti sui servizi, post riguardanti salute, ambiente, economia, sicurezza, diritti o politiche pubbliche. (AI Act Service Desk)

Il regolamento prevede però un’eccezione fondamentale: la dichiarazione non è richiesta quando il contenuto è stato sottoposto a revisione umana o a controllo editoriale e una persona fisica o giuridica ne assume la responsabilità. (AI Act Service Desk)

Questa eccezione non deve essere interpretata come una scorciatoia.

Correggere qualche refuso, modificare il titolo o sistemare l’impaginazione non equivale a una revisione sostanziale. Il controllo deve incidere realmente sul testo: verificare i dati, controllare le fonti, correggere gli errori, valutare il linguaggio e decidere se il contenuto possa essere pubblicato.

Un ufficio stampa che usa l’AI per preparare una prima bozza, ma poi riscrive il testo, verifica le informazioni con le strutture competenti e ne assume pienamente la responsabilità editoriale, si trova in una condizione diversa da chi pubblica quasi automaticamente l’output prodotto dal sistema.

La distinzione decisiva non è quindi tra contenuto “umano” e contenuto “artificiale”.

La vera domanda è: chi ha esercitato il giudizio editoriale?

La responsabilità resta dell’amministrazione

L’utilizzo di un servizio esterno non trasferisce automaticamente la responsabilità al fornitore.

Il soggetto che sviluppa o mette a disposizione un sistema di AI deve rispettare gli obblighi previsti per i fornitori. L’amministrazione che utilizza quel sistema deve invece governarne l’impiego, controllare gli output e rispettare gli obblighi connessi al rapporto con il pubblico.

Questo vale anche quando il servizio viene acquistato attraverso una gara o affidato a un operatore esterno.

Nei capitolati e nei contratti occorre chiarire almeno:

• chi garantisce le funzioni di trasparenza;
• come vengono segnalati i contenuti sintetici;
• quali controlli può esercitare l’amministrazione;
• come vengono gestiti errori e incidenti;
• quando deve essere disponibile un canale umano;
• quali dati possono essere trattati dal sistema.

Il procurement non è quindi una questione separata dalla comunicazione. È il momento nel quale si stabiliscono le condizioni che determineranno la qualità e la trasparenza del servizio rivolto alle persone.

Perché una policy generica non basta

Molte amministrazioni possiedono già indicazioni interne sull’utilizzo dell’intelligenza artificiale. Spesso, però, si limitano a raccomandazioni generiche: non inserire dati riservati, controllare gli output, mantenere una supervisione umana.

Sono principi corretti, ma non sufficienti.

Una policy realmente utile dovrebbe indicare:

• quali strumenti sono autorizzati;
• per quali attività possono essere utilizzati;
• quali dati non possono essere inseriti;
• quali verifiche devono essere effettuate;
• chi può approvare i contenuti;
• quando è necessario dichiarare l’intervento dell’AI;
• come documentare gli errori e le correzioni.

Non serve creare un nuovo livello di burocrazia per ogni post. Serve però rendere il processo comprensibile e verificabile.

In molte organizzazioni, infatti, l’intelligenza artificiale è già utilizzata attraverso strumenti individuali, funzioni integrate nei software, piattaforme grafiche, sistemi di traduzione, sottotitolazione o social media management. Il rischio principale può essere non sapere esattamente quali strumenti siano entrati nel lavoro quotidiano.

Per questo il primo passo non è acquistare una nuova piattaforma, ma censire ciò che viene già utilizzato.

La formazione deve essere collegata ai ruoli

L’obbligo di sostenere un adeguato livello di alfabetizzazione sull’intelligenza artificiale è già applicabile. Dal 2 agosto 2026 l’attuazione delle regole entra però in una fase più concreta, con l’avvio della vigilanza sugli obblighi applicabili. (AI Act Service Desk)

Per una Pubblica amministrazione non è sufficiente organizzare un unico corso introduttivo uguale per tutte le persone.

Le competenze necessarie cambiano in base alle attività svolte:

• chi scrive comunicati deve saper verificare testi, dati e fonti;
• chi realizza contenuti visuali deve conoscere i rischi legati all’autenticità;
• chi gestisce i social deve saper riconoscere errori, allucinazioni e contenuti manipolati;
• chi controlla un chatbot deve sapere quando trasferire la richiesta a una persona;
• chi acquista servizi deve tradurre gli obblighi normativi nei contratti.

La formazione è utile quando riguarda gli strumenti effettivamente utilizzati, i casi concreti e le responsabilità del ruolo.

La checklist per gli uffici comunicazione

Nelle prossime settimane ogni amministrazione dovrebbe compiere almeno sei azioni.

Gli errori da evitare

Il primo errore è dichiarare indiscriminatamente l’uso dell’AI sotto ogni contenuto. Un’etichetta applicata a tutto perde significato e non aiuta il pubblico a capire quando l’origine artificiale è davvero rilevante.

Il secondo è considerare sufficiente una revisione puramente formale. La responsabilità editoriale richiede un controllo reale, non la semplice approvazione dell’output.

Il terzo è delegare tutto ai servizi informatici o agli uffici legali. La comunicazione deve partecipare alla governance dell’AI perché è il luogo nel quale i risultati del sistema diventano pubblici e incidono sulla reputazione dell’ente.

Il quarto è limitarsi al rischio sanzionatorio.

Per un’amministrazione, il danno più immediato potrebbe essere quello reputazionale: un’immagine artificiale presentata come reale, una risposta automatizzata non dichiarata o un comunicato pubblicato senza controlli possono compromettere la fiducia molto prima di produrre una contestazione formale.

Non dichiarare tutto, ma rispondere di tutto

L’AI Act non impone alle Pubbliche amministrazioni di raccontare ogni passaggio del proprio processo produttivo.

Chiede però che l’impiego dell’intelligenza artificiale non sia opaco, incontrollato o affidato esclusivamente alla prudenza individuale.

Le amministrazioni devono sapere quali strumenti utilizzano, con quali finalità, chi controlla gli output e chi risponde dei contenuti pubblicati.

Per la comunicazione pubblica questa non è soltanto una nuova esigenza di conformità. È l’occasione per riaffermare il valore del lavoro editoriale in una fase nella quale generare testi, immagini e video è diventato semplice, mentre verificarli, contestualizzarli e assumersene la responsabilità resta un compito professionale pienamente umano.

L’intelligenza artificiale può aumentare la velocità e la capacità produttiva delle istituzioni. Non può diventare la fonte anonima delle loro parole.

La regola più utile può essere riassunta così: una Pubblica amministrazione non deve dichiarare ogni volta che utilizza l’AI, ma deve essere sempre in grado di spiegare come la usa e di rispondere di ciò che comunica.

Fonti essenziali

Commissione europea, Guidelines on transparency obligations for providers and deployers of certain AI systems, 20 luglio 2026.

Commissione europea, Transparency obligations under Article 50 of the AI Act, domande e risposte.

AI Act Service Desk, articolo 50 e calendario di applicazione dell’AI Act.

Consiglio dell’Unione europea, Artificial Intelligence: Council gives final green light to simplify and streamline rules, 29 giugno 2026.

Regolamento (UE) 2024/1689 del Parlamento europeo e del Consiglio.