Non è lecito l’accesso indiscriminato alla posta elettronica e ai dati privati contenuti negli smartphone messi a disposizione dei lavoratori alle proprie dipendenze. Lo ha detto il Garante della privacy dopo aver ricevuto un reclamo di un lavoratore di una multinazionale, che lamentava l’acquisizione da parte della società di informazioni contenute nella email e nel suo telefono aziendale. Sia durante il periodo lavorativo che dopo il suo licenziamento.

L’Autorità ha affermato che il datore di lavoro ha la facoltà di verificare l’esatto adempimento della prestazione professionale ed il corretto utilizzo degli strumenti di lavoro da parte dei dipendenti. Ma, allo stesso tempo, deve salvaguardare la libertà e la dignità di questi ultimi, attenendosi ai limiti previsti dalla legge.

I lavoratori, ha precisato il Garante, devono essere sempre informati in modo chiaro e dettagliato sulle modalità di utilizzo degli strumenti aziendali e delle eventuali verifiche messe in campo dal datore di lavoro.

Dagli atti studiati dall’Autorità sono emerse numerose irregolarità. La società:

• non aveva adeguatamente informato i lavoratori sulle modalità e finalità di utilizzo degli strumenti elettronici dati in dotazione, né su quelle relative al trattamento dei dati;
• aveva configurato il sistema di posta elettronica in modo da conservare copia di tutta la corrispondenza per ben dieci anni, tempo non proporzionato allo scopo della raccolta;
• poteva accedere al contenuto dei messaggi che, in linea con la policy aziendale, erano anche privati;
• manteneva attive le caselle e-mail fino a sei mesi dopo la cessazione del contratto, senza però dare agli ex dipendenti la possibilità di consultarle o, comunque, senza informare i mittenti che le lettere non sarebbero state visionate dai legittimi destinatari;
• aveva accesso da remoto, non solo per attività di manutenzione, alle informazioni contenute negli smartphone in dotazione ai dipendenti, con la possibilità di copiarle o cancellarle, di comunicarle a terzi violando i principi di liceità, necessità, pertinenza e non eccedenza del trattamento.

Il Garante ha concluso che, comunque, la società potrà conservare le informazioni acquisite per la tutela dei diritti in sede giudiziaria.