Le nuove tecnologie stanno radicalmente cambiando abitudini e stili di vita, arrivando a semplificare anche l’opera della pubblica amministrazione. L’idea che associa un ente pubblico a lentezza, burocrazia e mancanza di trasparenza è sempre più soltanto un luogo comune. La normativa, peraltro, impone agli enti di pubblicare sul proprio sito tutte le informazioni relative all’attività svolta; senza contare che, scegliendo di non utilizzare le nuove possibilità a disposizione in ambito comunicativo, un soggetto pubblico rischia di essere autoreferenziale.

Il Comune di Montelupo ha sempre avuto un approccio aperto nei confronti delle nuove tecnologie, anche quando non erano ancora così popolari: la pagina Facebook istituzionale, infatti, è attiva dal 2009 e oggi conta oltre 6mila follower su una popolazione di 14mila persone. Ad essa si sono aggiunte, nel tempo, le pagine Facebook Ceramica Montelupo e Museo Montelupo, il profilo Twitter e il canale YouTube.

Prima di attivare nuovi canali, l’ente ha sentito la necessità d fermarsi, analizzare la propria organizzazione ed elaborare la “carta dei servizi della comunicazione”. Essa focalizza l’attenzione sui processi, sull’attività di sportello, sulla gestione dei reclami, prevede azioni di monitoraggio annuali e una policy per la gestione dei canali social.

Uno dei rischi maggiori, in un contesto in cui i modi per arrivare alle persone sono numerosi, è il caos. Si rischia la creazione di un rumore di fondo in cui i messaggi più importanti possono andare persi e in cui il cittadino, che, diversamente dal passato, è soggetto attivo dell’interazione, scelga di chiudere la comunicazione.

Il Comune di Montelupo ha quindi deciso di investire nella realizzazione di una piattaforma “multicanale”: si tratta di un sistema che, prima di tutto, organizza i contatti suddividendoli per campi di interesse e poi permette di scegliere attraverso quali canali inviare una comunicazione: sms o posta elettronica, messaggio via Telegram, post su Facebook o Tweet, persino telefonate pre-registrate a numeri fissi per casi di particolare urgenza. Tutto questo scrivendo una volta sola lo stesso messaggio e poi adattandolo ai diversi canali.

“La nuova comunicazione non è più una moda, ma diventa un servizio. Social network e sistemi di messaggistica non sono più associati solo allo svago, ma rappresentano soluzioni ai piccoli e grandi problemi quotidiani. Il sistema progettato dalla società Computer Assist, e sperimentato proprio dal comune di Montelupo, nasce inizialmente per la comunicazione di emergenza, ma trova applicazione in numerosi campi: avvisi in caso di problematiche a scuola, informazioni a gruppi di interesse, promozione degli eventi e del territorio. Il vantaggio è che ci permetterà in maniera semplice di parlare con i cittadini, raggiungendoli tutti nei casi di necessità, ma anche mandando comunicazioni specifiche. Il sistema di gestione è molto semplice e consente anche economie gestionali. Ci siamo posti l’obiettivo non solo di moltiplicare i canali, ma anche di razionalizzare la nostra azione. I cittadini devono avere la possibilità di essere informati, ma non inondati dalle notizie“, afferma l’assessore alla comunicazione Marinella Chiti.

Tutti i cittadini iscritti al precedente sistema sono stati automaticamente inseriti anche nel nuovo data base. Chi non è ancora registrato, invece, troverà sul sito del Comune un form che permette di iscriversi, scegliendo sia il canale che i temi di interessi.

L’attivazione della piattaforma è stata preceduta da un’analisi di tutte le banche dati dei contatti dell’ente. Il data base di Informabene, oggi conta 8708 nominativi suddivisi per tipologia e ambito di interesse. Grazie all’utilizzo di etichette identificative e di campi (età, zona di residenza) è possibile individuare un segmento specifico della popolazione a cui inviare il messaggio e il canale da utilizzare.

Il progetto mira proprio a raggiungere il maggiori numero di persone possibile, fornendo loro le notizie a cui sono interessati o di cui hanno bisogno.Con un’unica eccezione: in caso di emergenza reale, il messaggio sarà diffuso in maniera capillare.

Il nuovo sistema, inoltre, permette all’ente di avere report dettagliati delle attività e capire come vengono utilizzati dalle persone i diversi strumenti al fine di riconsiderarne l’impiego nel tempo.

Ulteriori informazioni sul sistema Informabene sono disponibili qui.