L’evoluzione della comunicazione pubblica ha reso necessaria una programmazione sempre più dettagliata dell’attività e dei contenuti da pubblicare di volta in volta sui differenti canali. Si sono moltiplicate le piattaforme insieme ad un aumento della complessità dei formati, dal semplice comunicato stampa a card, video, reel e post più o meno lunghi.

Programmazione è diventata, nei fatti, la parola d’ordine per sopravvivere nel caos. Ma come possiamo programmare al meglio la nostra attività di comunicazione?

Nel precedente articolo abbiamo visto tre importanti strumenti di programmazione.

In questo articolo vedremo insieme come coordinare al meglio l’attività social, secondo un piano di comunicazione ben definito con obiettivi di medio e lungo termine, per arrivare ad una pianificazione editoriale di dettaglio.

Come costruire un piano editoriale
Quello di cui abbiamo bisogno, in prima battuta, è un file Excel. Un modo gratuito e semplice di costruire un piano editoriale, tenendo in considerazione anche la presenza di molti tool e template che permettono di costruire un piano editoriale efficace.

La scelta resta libera a seconda delle esigenze, delle disponibilità e delle competenze.

Partiamo dal nostro file Excel e suddividiamolo in almeno 7 colonne. Allineiamo la prima riga in alto per raggruppare le colonne sotto un unico mese (nell’esempio è possibile vedere “febbraio”).

A seguire nominiamo le colonne in:

• Tema (dove inseriremo le parole chiave del tema da pubblicare sui social)
• Rubrica (dove tramite un menù a tendina identificheremo il contenuto in base alla rubrica definita nel nostro piano strategico)
• Copy (qui possiamo scegliere di inserire colonne per i diversi canali o fare un PED per ogni canale, oppure inserire solo i copy che ci interessa differenziare)
• Grafica (ovvero il formato attraverso cui intendiamo pubblicare il contenuto, se video, card o carosello, ecc)
• Note (dove possiamo inserire note di team o il link ai materiali presenti in cartella, es. grafica di riferimento)
• Ownership (per suddividere il lavoro in team in base a chi si occuperà di seguire quel contenuto dalla sua creazione alla pubblicazione)
• Data di uscita (ovvero la data prevista di pubblicazione)
• Stato (in cui tramite menù a tendina seguiremo lo stato dei lavori del contenuto).

Il flusso di lavoro nel PED
È importante per ogni strumento di pianificazione, monitorare in digitale il flusso di lavoro che segue un determinato contenuto, per non rischiare di lasciarlo appeso o di “bucare” la pubblicazione.

Per fare questo ci vengono in aiuto i menù a tendina su Excel.

Per costruirne uno è possibile andare su menù: dati > convalida dei dati > aggiungi regola. A quel punto inserire le voci:

• Da fare
• In bozza
• Da approvare
• Approvato
• Programmato
• Pubblicato

Per ogni voce è possibile scegliere un colore in modo da identificare a colpo d’occhio lo stato dei lavori. Questo serve a:

• Monitorare il flusso di lavoro per non perdere i contenuti
• Dare visibilità a tutto il team dello stato dei contenuti

La cosa importante da tenere a mente è personalizzare al massimo il nostro strumento di pianificazione, in base a esigenze del team, flusso di lavoro interno e capacità. Lo strumento digitale deve rispecchiare nel modo più fedele possibile il lavoro offline, al fine di essere quanto più efficace.

E tu hai mai utilizzato uno strumento simile?