Rivoluzione digitale in arrivo per le pratiche edilizie del Comune di Bologna: circa 800mila documenti tra autorizzazioni, licenze, permessi, depositi e dichiarazioni che coprono un arco temporale di 66 anni, dal 1949 al 2015, stanno per diventare dei file facilmente consultabili dai professionisti del settore con un clic.
Le pratiche, organizzate in 49mila faldoni, coprono una distanza di 6 chilometri. Solo quelle relative agli ultimi due anni sono conservate nella sede del Comune di Bologna: tutte le altre si trovano in un deposito di Ravenna, custodite e gestite da una ditta esterna. I materiali conservati sono di vario tipo: elaborati grafici in grande formato, atti e documenti, foto e altri materiali iconografici, veline, lucidi.
L’archivio è soggetto a frequentissima consultazione per la verifica di conformità degli immobili, quindi vengono richieste pratiche ogni volta che si deve progettare un intervento o in sede di compravendita. Basti pensare che solo l’anno scorso il Comune ha ricevuto 8.500 richieste di accesso agli atti per un totale di circa 30mila pratiche movimentate: la media è di un’ottantina di pratiche al giorno. Oggi funziona così: dai professionisti (tecnici, notai, agenzie immobiliari, cittadini, altri enti) parte una richiesta telematica che viene inoltrata alla ditta incaricata della custodia delle pratiche. La ditta recapita quindi alla copisteria le pratiche in due viaggi settimanali. I tempi di attesa sono di circa un mese.
Una volta concluso il processo di digitalizzazione, chiunque lo richieda potrà consultare i documenti in tempo reale dal computer della propria scrivania. In questo modo, oltre a velocizzare il lavoro dei professionisti e a soddisfare in poco tempo le esigenze dei cittadini, si dirà addio alla movimentazione dei documenti originali con benefici sulla loro conservazione e anche sull’impatto ambientale.
La digitalizzazione dell’archivio delle pratiche edilizie e urbanistiche è soltanto la fase più recente e conclusiva del percorso, intrapreso nei primi anni 2000, che ha portato il Comune alla completa dematerializzazione del processo edilizio e alla gestione digitale del territorio. Un lungo processo coronato dal bando di gara da 2,6 milioni di euro (somma derivante dal reimpiego dei proventi delle sanzioni edilizie) per la dematerializzazione dell’archivio. La digitalizzazione sarà completa nei primi mesi del 2019, ma la documentazione sarà progressivamente resa disponibile agli utenti mano a mano che procederà.
Dal momento che si tratta di un archivio corrente, in tutta la fase della lavorazione viene garantito l’accesso ai documenti e quelli che vengono richiesti in consultazione “saltano la fila”: vengono digitalizzati subito e forniti al richiedente già in formato digitale. Il controllo del Comune sulla correttezza dell’archiviazione è costante: un operatore dell’amministrazione, alla prima richiesta di una pratica digitale, effettua un controllo aprendo e visionando gli elaborati e, se il semaforo è verde, il file viene reso disponibile all’utente in tempo reale. Tutti i file saranno conservati definitivamente nel PARER, il Polo archivistico regionale, con le garanzie di corretta conservazione digitale.
