Nella complessità del panorama comunicativo in cui viviamo oggi, riuscire ad organizzare al meglio il lavoro è fondamentale se si vogliono raggiungere specifici obiettivi e se si vuole evitare il tanto chiacchierato burnout (lo stress generato da un contesto lavorativo mal gestito).

Ogni giorno, lavorando nel digitale, mettiamo infatti alla prova la nostra capacità di tenuta e sopravvivenza, cercando di sfuggire ad una mancata organizzazione da parte di un capo-leader non leader o di noi stessi che spesso non siamo in grado di dire di no davanti a quelle che ci sembrano tutte opportunità di crescita valide.

Ma per vivere e non lasciare tutto al caso, dobbiamo attrezzarci come possiamo con degli strumenti che ci permettono di organizzare la complessità. Soprattutto se il nostro compito è quello di generare una comunicazione di qualità a fronte di un contesto mediale ricco di canali, formati e informazioni.

Nel campo del social media marketing, anche per la pubblica amministrazione, è importante pianificare le azioni di comunicazione per offrire un servizio di qualità al cittadino e trasmettere dei valori in linea con l’identità del proprio ente. Pianificare, però, non è sempre facile, secondo alcuni è addirittura impossibile, ma alcuni strumenti di organizzazione ci aiutano. Vediamoli insieme.

Sono il piano di comunicazione, il piano editoriale e il calendario editoriale attraverso il quale puoi:

• Fissare gli obiettivi
• Programmare il lavoro
• Monitorare i risultati

Ma quali sono le differenze tra questi tre strumenti?

Tre strumenti di programmazione

Il Piano di comunicazione
In questo documento si fissano gli obiettivi di comunicazione e la strategia, dopo aver analizzato il contesto,
il target e i loro bisogni, i canali, il budget. È la base da cui partire. Ogni anno si rinnova, aggiornandolo
rispetto agli obiettivi raggiunti e quelli da fissare, tenendo in considerazione il contesto in continua
evoluzione. Spesso è un documento di testo o una presentazione grafica suddivisa in sezioni: i risultati
raggiunti, l’analisi del contesto, gli obiettivi futuri.

Il Piano editoriale
In questo piano si inseriscono i contenuti schematizzati in rubriche, obiettivi, frequenza di uscita, canale. È
lo strumento per fissare le idee. Solitamente prodotto tramite un foglio Excel, in cui vi potete sbizzarrire
con i colori, le tabelle e i grafici. Qui monitorate l’andamento della vostra strategia di comunicazione.

Il Calendario editoriale
In questo documento andranno inseriti esattamente i post che saranno pubblicati con la data, il formato, il
copy, il canale, eventuali note o link al contenuto in cartella. È un vero e proprio assistente digitale.

Come evitare di perdere la programmazione

E ora, dopo aver visto i tre strumenti rispondiamo all’affermazione: “Eh ma io non riesco a programmare, mi arriva sempre tutto all’ultimo”. Tre punti per rispondere a questa affermazione:

– È fondamentale investire tempo nel migliorare la comunicazione interna dell’ente, anche se non è compito
diretto del comunicatore, migliorerà il tuo lavoro.

– Imparare ad avere pazienza, questi tre strumenti non fanno miracoli. Ma rimandare l’introduzione, sarà
solo tempo perso.

– Se non si riesce a programmare tutto, è importante continuare a riempire le caselle con dei contenuti più
“freddi”, questo aiuterà ad evitare l’improvvisazione. A seguire, si potranno inserire i contenuti dell’ultima
ora che arrivano. A fine mese, è utile generare sempre un report ai vertici del lavoro fatto. Se non hanno
visione del lavoro, non capiranno mai quanto tempo si impiega per svolgerlo.

A volte non sarà semplice, a volte invece apparirà tutto in discesa, ma cambiare la cultura organizzativa non
è impresa che si può portare a termine in un giorno.