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Biagio Tramontana: una vita per il project management

project management

Per programmare le tempistiche di questa intervista, ha usato il metodo della matrice di Eisenhower: ha classificato l’attività come “urgente” e “importante”. Ecco un esempio concreto di come applicare gli strumenti del project management alle attività lavorative, per massimizzare la produttività e personale.

Lui è Biagio Tramontana: è il nuovo componente del Comitato scientifico della Fondazione Italia digitale e il vicepresidente dell’Istituto Italiano di Project Management (ISIPM). È un Ingegnere Informatico che, da oltre 20 anni, ha deciso di abbandonare l’esperienza “tecnica” per dedicarsi totalmente alla professione del project manager professionista, sia in ambito pubblico sia privato, cercando – come dice lui – di “illuminare la mente e il cuore dei miei coachee portandoli a vivere con passione i propri progetti (personali e professionali)”.

Partiamo dalle basi, quali sono le sue competenze digitali più rilevanti per il project management?

Le competenze digitali più rilevanti che appartengono al mio background professionale (e non è detto che ci si fermi qui, anzi è necessario sempre progredire in ottica di miglioramento continuo) si suddividono in diverse aree tematiche e riguardano un mix di conoscenze, abilità e competenze. Qualche esempio?

  1. Strumenti informatici o piattaforme applicative di project management quali Microsoft Project, e strumenti informatici di Task management quali Asana ad esempio, integrati con piattaforme di collaboration and communication management quali Microsoft Teams o Zoom.
  2. Strumenti informatici o piattaforme applicative di Data Analysis e Reporting che consentano di analizzare dati e informazioni di progetto rendendo “user-friendly” la creazione di report e dashbord per monitorare lo stato di avanzamento del progetto, i suoi progressi e gli scostamenti rispetto agli obiettivi. Queste piattaforme devono fungere da base di supporto decisionale per gli stakeholder di progetto. Tra questi includo Microsoft Excel e Google Sheets, ma anche software di analisi dati più avanzati.
  3. Soft Skills Digitali che integrano le capacità di comunicare efficacemente attraverso piattaforme digitali (inclusa la gestione di e-mail, videoconferenze e messaggistica istantanea) con le capacità di collaborazione virtuale.
  4. Competenze sulle tecnologie emergenti quali Cloud Computing e Intelligenza Artificiale

Come ha utilizzato queste competenze digitali per migliorare i risultati dei progetti che ha seguito?

L’impiego moderato ed equilibrato delle competenze digitali può significativamente migliorare i risultati dei progetti affinando gli aspetti gestionali secondo criteri condivisi di efficacia ed efficienza, alzando il livello della comunicazione nei confronti degli stakeholder e stimolando un processo decisionale più integrato ed ottimizzato. Ad esempio:

  1. Strumenti di Gestione dei Progetti: usando Microsoft Project integrato con software proprietari, ho potuto centralizzare tutte le attività del progetto in un’unica piattaforma applicativa, efficientando la risposta del sistema in termini di visione integrata di progetto (e di portfolio). Questi aspetti hanno migliorato le azioni di coordinamento e comunicazione tra i vari stakeholder, superando anche quelle difficoltà dettate dalle asincronie lavorative che spesso intervengono durante i cicli di vita di progetto
  2. Strumenti informatici o piattaforme applicative di Data Analysis e Reporting: utilizzando Microsoft Excel integrato con software evoluti di Data Analysis multidimensionale, ho potuto elaborare una serie di cruscotti gestionali e direzionali che consentissero di monitorare al meglio gli andamenti di tempi/risorse/costi rispetto alle baseline approvate. Questo aspetto mi ha permesso di identificare con maggior cura dei dettagli le aree di sforamento e di attuare con maggior tempestività adeguate misure correttive, integrandone la documentazione in ottica di costituzione di un sistema unico integrato di knowledge management
  3. Soft Skills Digitali: adoperando Microsoft Teams per le comunicazioni quotidiane e le riunioni virtuali, ho migliorato la collaborazione del team, specialmente in contesti di lavoro remoto. Questo ha ridotto i potenziali conflitti dettati da mis-understanding e ha migliorato la coesione e l’integrazione del team stesso.
  4. Competenze sulle tecnologie emergenti quali Cloud Computing e Intelligenza Artificiale: molte delle piattaforme applicative utilizzate erano basate su Cloud Computing, il tutto per favorire il lavoro integrato del team di progetto, esteso soprattutto per chi si trovasse in logica di team virtuale. Questo approccio ha migliorato la continuità operativa e ha ridotto in maniera consistente i tempi di inattività.

Lei è anche Innovation manager. Come gestire il cambiamento nelle piccole o grandi imprese? E come farlo nella PA?

Mi sono certificato recentemente anche come figura professionale Innovation Manager secondo norma UNI 11814 proprio per comprendere meglio, approfondire, integrare le competenze di Project Management e le competenze di Innovation Management. La gestione del cambiamento (e dei principi e valori di sostenibilità) in qualsiasi tipo di organizzazione, sia essa una piccola o grande impresa o un ente della Pubblica Amministrazione, richiede una strategia ben definita e condivisa nonché un approccio metodico e sistemico, una sorta di “buon mix equilibrato e bilanciato” di pianificazione strategica, comunicazione efficace, apprendimento e un approccio adattivo e agile che consenta di essere il più resilienti e aperti possibile ai cambiamenti che ormai intercorrono incessantemente durante il nostro lavoro (progettuale e non).

Inoltre è fondamentale coinvolgere sempre tutte le parti interessate supportando al meglio il processo di lavoro con una comunicazione trasparente e aperta, spiegando e chiarendo al meglio le ragioni che spingono al cambiamento e i potenziali benefici attesi, adeguando ove necessario il sistema attraverso percorsi di (L)earning-(E)ducation-(A)nd-(D)evelopment “cuciti su misura”, il tutto al fine di creare un ambiente culturale che supporti e valorizzi l’innovazione.

Come gestire l’incertezza e il rischio associati a progetti innovativi?

Come enunciato dalla norma UNI ISO 56002 (e ripreso anche dalla norma UNI 11814), uno degli 8 principi di gestione dell’innovazione è proprio la gestione dell’incertezza e dei rischi, laddove proprio le iniziative progettuali votate all’innovazione sono per loro natura di carattere esplorativo in alcune fasi e sono caratterizzate da iterativi approcci di ricerca-sperimentazione-apprendimento. La gestione dell’incertezza e dei rischi può essere affrontata e governata secondo diversi approcci, quali ad esempio l’apprendimento iterativo, l’avvio di partnership o la diversificazione del portfolio progetti con differenti livelli di rischio, l’adozione di un approccio sistemico integrato (un altro degli 8 principi di gestione dell’innovazione) volto a comprendere ed approfondire le interdipendenze e le correlazioni fra iniziative diverse.

Scendendo nel dettaglio, alcuni passi salienti potrebbero essere:

  • una sapiente applicazione delle pratiche e dei processi di Risk Management,
  • un protocollo di comunicazione aperto, trasparente, flessibile nei confronti di tutti gli stakeholder,
  • un approccio sano e razionale votato alla sperimentazione e prototipazione che preveda l’avviamento di progetti pilota, per testare sul campo nuove iniziative o un nuovo sviluppo tecnologico,
  • un approccio altrettanto misurato e accorto votato all’apprendimento e al miglioramento continuo in ottica di “cultura dell’innovazione”,
  • spesso si asserisce: “l’unione fa la forza”. E allora è utile anche attivare proficue sinergie, partnership e cooperazioni che diano valore, optando anche per la creazione di consorzi, reti di imprese, associazioni temporanee di scopo o di impresa che siano sintonizzate e sincronizzate nella condivisione di know-how, risorse e valore.
Biagio Tramontana

Come resta aggiornato sulle ultime tendenze in materia di innovazione?

Credo che ciascun professionista debba di continuo studiare, aggiornarsi, approfondire, esser curioso e proattivo, mantenersi “on fire” come si dice in gergo anglosassone, a prescindere dal tipo di lavoro e di professione che si esercita. Sui temi legati all’innovazione lo stimolo all’apprendimento e all’aggiornamento continuo è praticamente uno “status quo” quotidiano vista l’accelerazione di settore con cui le mode e le tendenze cambiano.

Qualche spunto?

  • studio e ricerca basati su riviste di settore, pubblicazioni (ad esempio, Harvard Business Review) e su libri di autori influenti sui temi,
  • partecipazione a webinar, conferenze ed eventi in presenza ma anche partecipazione a community o blog online gestiti da innovatori, abilitatori o acceleratori di innovazione (vedi Wired, Gartner Group o simili) o ancora social media (Linkedin con i suoi top influencer di settore),
  • partecipazione a corsi di formazione dedicati e (non guastano mai!) conseguimento di certificazioni,
  • ascolto di video e podcast incentrati sui temi di innovazione e tecnologia e sostenibilità,
  • partecipazione attiva ad associazioni culturali e associazioni professionali che seguono i dettami della legge n.4/2013 (legge che ha riformato le professioni non organizzate in ordini o collegi). Sono socio di ISIPM (associazione culturale, https://www.isipm.org) e ISIPM Professioni (associazione professionale, https://professioni.isipm.org/), e faccio parte in qualità di componente di vari Comitati Scientifici prevalentemente incentrati sul Project Management, con rifessi anche sui temi di innovazione
  • cooperazione in attività di mentorship e coaching con esperti di settore con cui condividere esperienze personali e professionali in ottica di arricchimento continuo

Cosa consiglierebbe a una ragazza o a un ragazzo che volessero avvicinarsi a questo mondo?

Il mondo dell’innovazione e del project management (di cui sono ormai fan datato e sfegatato) è senza ombra di dubbio gratificante, stimolante ed entusiasmante al tempo stesso. Ma nulla è facile.

Alcuni buoni consigli?

  • non smettere mai di apprendere
  • acquisire esperienza pratica “on the field”, sbagliando e imparando dagli errori commessi e facendo tesoro di essi. Durante questo percorso esperienziale potrebbe essere proficuo l’affiancamento di un mentore esperto che possa offrire consigli e sapiente guida nel percorso professionale
  • vivere la professione seguendo la regola delle 3C “Condividere, Collaborare, Contribuire”.
  • non disdegnare un buon “work-life balance” e prendersi cura del benessere personale e dei propri cari: prendersi cura della propria salute mentale è un must come individui e come professionisti, dato che il benessere è anche snodo cruciale per sostenere e alimentare creatività e produttività.
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