Ci siamo chiesti se utilizzare la e-mail istituzionale della PA fuori dall’orario di lavoro sia lecito oppure no. Ci sembra di capire che a seconda dell’invio, in entrata o in uscita, la situazione possa cambiare.

La disconnessione

È abbastanza chiaro che un lavoratore può non rispondere alle e-mail fuori dall’orario di lavoro, richiamando il diritto alla disconnessione su cui tanto si è dibattuto soprattutto dopo la pandemia.

È altrettanto chiaro che la responsabilità del contenuto delle e-mail è in capo al dipendente. Ciò è sancito dall’articolo 1 del dPR 81/2023, in vigore dal 14 luglio 2023, pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale del 29 giugno 2023, che ha modificato il Codice di comportamento dei dipendenti pubblici, stabilendo nuove regole a riguardo dell’uso di dispositivi e servizi elettronici.

Un’eccezione e non una regola

Fatte le dovute premesse è bene sottolineare che la comunicazione anche via e-mail tra colleghi è di fondamentale importanza per il coordinamento del lavoro di squadra. Rispondere esaustivamente e tempestivamente facilita il flusso lavorativo. E se utilizzare la e-mail è un dovere oltre che una necessità nell’orario di lavoro, l’art. 36 della Costituzione Italiana sancisce il diritto al riposo e alla disconnessione dei lavoratori. Tuttavia nessuno impedisce al dipendente della PA di rispondere o utilizzare la mail istituzionale al di fuori dell’orario di lavoro, purché sia recepita come un’eccezione e non come una regola. Purché l’utilizzo, anche fuori dall’orario di lavoro, sia 

ai fini dell’attività lavorativa o ad essa riconducibili. L’utilizzo delle e-mail istituzionali non può in alcun modo compromettere la sicurezza o la reputazione dell’amministrazione.

La e-mail è un documento amministrativo

La e-mail istituzionale, quella che comprende il dominio dell’amministrazione, è a tutti gli effetti un documento amministrativo con conseguenze giuridiche ed è anche soggetta alle disposizioni sull’accesso documentale. E le regole sul suo utilizzo sono chiare. È necessario rispettare la disciplina della privacy e della protezione dei dati. Il dipendente che utilizza la e-mail istituzionale deve: individuare i destinatari, selezionandoli accuratamente e senza eccessi, inserire un oggetto sintetico e chiaro. Ogni messaggio in uscita deve consentire, inoltre, l’identificazione del dipendente mittente e deve indicare un recapito istituzionale al quale il medesimo è reperibile.

Netiquette

La libertà di utilizzare la e-mail istituzionale dell’ente pubblico di appartenenza fuori dall’orario di lavoro rientra nella netiquette dei dipendenti pubblici. Sono le nuove regole che introducono un approccio di comunicazione orientato alla soddisfazione dell’utente, in una cornice di benessere organizzativo.